¿Qué es aclarar en GTD?

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¿Te has enfrentado a una lista de tareas donde no sabes lo que tienes que hacer? Aclarar es el hábito que GTD propone para resolverlo.

En esta entrada te cuento los fundamentos del segundo hábito de GTD. Aprenderás qué es aclarar, cómo hacerlo, cada cuánto hacerlo y las mejores prácticas para aclarar de la forma más eficiente.

¿Qué es Aclarar en GTD?

Aclarar es el segundo hábito que David Allen nos propone en su metodología. Consiste en darle forma a los elementos de nuestra bandeja de entrada, que han entrado con el hábito de capturar.

Cuando nos enfrentamos a una bandeja de entrada llena de «cosas» tenemos que vaciarla dándole forma a cada una de esas cosas. Aclarar, que tiene muy bien colocado el nombre, consiste en clarificar lo que la captura significa para ti. Es muy importante el matiz «para ti», ya que una misma captura para mí puede tener un sentido diferente que para ti.

¿Cómo aclarar en GTD?

Allen propone un diagrama de flujo en su metodología en el que se da respuesta a las preguntas:

  • ¿Qué es?
  • ¿Qué significado tiene para mí?
  • ¿Requiere acción?

Debes dar respuesta a estas preguntas en tu cabeza, sin apresurarte y con precisión. Estas respuestas son la clave para que todo tu sistema funcione bien.

Vamos a utilizar una captura que tengo a día de hoy en mi bandeja de entrada: «Juan L. baja del centro». Voy a hacer un aclarado de esta captura contigo:

  • ¿Qué es?: es la conclusión que me ha transmitido una familia después de una tutoría, trasladan a los padres de ciudad por trabajo y el alumno se va a vivir con ellos.
  • ¿Qué significado tiene para mí?: significa que tengo que comunicar en secretaría la información para que lo tengan en cuenta a la hora de girar los recibos y hay que darlo de baja en el programa de gestión; además habrá que estar atento a la devolución de los libros de texto.
  • ¿Requiere acción?: sí, requiere varias acciones en paralelo y las anotaré en mi sistema de recordatorios en el tercer paso «organizar»

¿Cada cuánto tiempo se aclara una bandeja?

Por último, me gustaría comentarte la frecuencia con la que se deben aclarar las bandejas. Esto va a depender de la bandeja que estés aclarando:

  • Bandeja de email: se recomienda hacerlo varias veces al día, al menos una.
  • Bandeja de entrada de la aplicación de tareas: al igual que el email, al menos una al día.
  • Buzón postal: en la actualidad, al menos en mi caso, con vaciarlo una vez al mes tengo suficiente, la cantidad de información que llega es mínima. Si se trata del buzón postal del trabajo, seguramente el aclarado deba ser más frecuente; al menos para tirar la publicidad.

Es una buena práctica vaciar la bandeja de entrada de tu aplicación de tareas, donde recopilas las capturas que tú redactas, al menos una vez al día. Si lo retrasas más tiempo corres el riesgo de no encontrarle sentido a las cosas que están ahí depositadas.

Buenas prácticas a la hora de aclarar

Aclarar es trabajar, es la primera idea que tienes que tener. Ya te contaba en este artículo sobre el trabajo del conocimiento, que una parte de nuestro trabajo es definir qué hay que hacer y sobretodo cuándo está hecho.

Cuando me pongo a trabajar en algo que requiere esfuerzo mental busco un ambiente tranquilo, donde pueda concentrarme. Si vamos a definir nuestro trabajo es importante definirlo correctamente; eso significa responder con sinceridad y precisión a las tres preguntas clave que te presentaba antes.

Te dejo una lista de recomendaciones a la hora de aclarar:

  • Cuando abras un email: decide lo que hacer con él de una sola vez. Es muy poco productivo dejar los mensajes en la bandeja de entrada una vez leídos, volverás a verlo por ahí y eso te va a generar un «run-run». La idea es: **mensaje tocado mensaje aclarado, nada vuelve a la bandeja de entrada. **
  • Esta idea se aplica también a los elementos que hay en la bandeja de entrada que tú has anotado cuando capturas.
  • Cuando empieces a aclarar una bandeja, déjala a cero. Si quieres liberarte del estrés sólo lo conseguirás cuando todo esté bajo control.
  • Aclara regularmente, cada bandeja tiene su frecuencia como te cuento a continuación, pero no dejes que se llenen. Una bandeja a rebosar hará que el estrés mental vuelva a tu cabeza.
  • Aclara de los más nuevo a lo más antiguo. Esta práctica es especialmente buena en los hilos de correo electrónico, si lee primero el más reciente es probable que las dudas que se presentaran al inicio ya estén resueltas y puedas archivarlos inmediatamente.

Referencias

Te dejo a continuación algunos artículos interesantes por si quieres profundizar en el hábito de aclarar.

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