GTD: la metodología que te ayuda a liberarte del estrés

Cuando tienes tantas cosas por hacer que no sabes por dónde empezar necesitas un cambio. GTD te sirve para ello.

¿Qué es GTD?

La metodología GTD (Geeting Things Done) fue propuesta por David Allen allá por los primeros años del siglo XXI en su libro: Organízate con Eficacia.

GTD es una forma de gestionar la información de todo lo que es relevante en tu vida.

Una de sus mayores ventajas es que te ofrece una visión global de todo lo que tienes que hacer y todo lo que te resulta de utilidad en el día a día. Además, GTD te proporciona tranquilidad mental, ya que vas a tener todo bajo control. Todo esto se consigue mediante un sistema de información actualizado en el que confiar.

Su potencial reside en que cada porción de esa información tiene un lugar, un sitio lógico que te permite ver en cada momento lo que tienes que ver.

La metodología GTD tiene dos grandes bloques: Control y Perspectiva. El control se establece mediante un conjunto de 5 hábitos y la perspectiva mediante 6 horizontes de visualización. A continuación te esbozo los elementos que componen estos bloques.

Pasos del método GTD

En realidad GTD no es un método secuencial, se trata de un conjunto de hábitos que te ayudan a organizar tu vida. Estos hábitos son:

  • Capturar: consiste en recopilar en una o varias bandejas de entrada todo aquello que nos llame la atención. Es la vía de entrada de un elemento en nuestro sistema de control. La metodología nos propone anotar de la forma más simple posible lo que pasa por nuestra cabeza con la intención de eliminar el «run-run» que muchas veces nos dispersa de aquello en lo que tenemos que poner el foco.
  • Aclarar: uno de los pilares básicos de la metodología. Es necesario darle sentido a cada uno de los elementos que hemos recopilado en las bandejas de entrada. La metodología nos sugiere una serie de preguntas para ayudarnos a sacar el sentido de lo que habíamos capturado. A partir de aquí ese elemento de la bandeja de entrada tendrá un destino u otro.
  • Organizar: cuando ya hemos encontrado el significado de esa captura llega el momento de transformar su redacción y colocarlo en una lista para su posterior revisión. GTD establece un conjunto de listas o carpetas en las que organizaremos toda la información que rescataremos en el momento preciso.
  • Revisar: ¿te subirías en un avión que lleva años sin revisarse? Antes te contaba que el sistema tiene que estar actualizado; al menos una vez a la semana es necesario darle un repaso y comprobar que todo lo que hay en nuestro sistema tiene sentido, añadiendo lo que falte y eliminando lo que sobre.
  • Ejecutar: en GTD ejecutar es elegir con lo que vamos a trabajar. Cuando tienes un inventario completo de todo lo que tienes que hacer, vas a tener tranquilidad de elegir lo que tiene más sentido, anticipándote a lo que tiene fecha con mucha antelación.

Horizontes de GTD

David Allen propone un símil de su metodología con la vista que tendríamos si estamos a bordo de un avión. Así, a medida que nos elevamos vamos teniendo una visión más general, aunque menos detallada de todo lo que nos ocupa; cuando bajamos aumenta el nivel de detalle, pero disminuye la visión global.

Los horizontes de GTD son:

  • Nivel 1. Siguientes acciones: son recordatorios de cosas que se pueden hacer inmediatamente sin que nada externo ni interno tenga que ocurrir. Ejemplo: Escribir el email para Luisa.
  • Nivel 2. Proyectos: son recordatorios de resultados que requieren de varias siguientes acciones para que se completen. Ejemplo: La bombilla del coche funciona correctamente, ¿por qué hacen falta varios pasos? Hay varias opciones: puedes comprar una bombilla, mirar en las instrucciones del coche (o en YouTube) como se cambia y finalmente cambiarlo. Otra posible solución para esta situación es llamar al taller, pedir cita, llevar el coche y recogerlo. En ambos casos hay varias siguientes acciones que unas dependen además de otras.
  • Nivel 3. Áreas de responsabilidad: es un listado de las áreas de tu vida que requieren tu atención. Algunos ejemplos de áreas de responsabilidad frecuentes son: familia, trabajo, hogar, finanzas, personal, etc.
  • Nivel 4. Objetivos: son parecidos a los proyectos, pero su plazo de ejecución es superior a un año, requieren la consecución de varios proyectos (nivel 2) para completarse.
  • Nivel 5. Visión: junto con el nivel 6 es el enfoque más etéreo de la metodología. Es una proyección de tu situación actual dentro de 5 años o más.
  • Nivel 6. Propósito: es el gran porqué de todo. Establecer el propósito de lo que hacemos nos ayuda a elegir lo que tiene sentido hacer en cada momento y nos ayuda en el paso de aclarar para descartar lo que llame nuestra atención pero no nos acerque a resolver nuestros proyectos y alcanzar nuestro objetivo.

Los usuarios de GTD siempre comentamos que los niveles elevados de perspectiva llegan solos; en otras palabras, hasta que no tienes todo bajo control en los niveles bajos no tiene sentido mirar hacia arriba. Siguiendo con el símil del avión, hasta que no seamos capaces de cerrar compuertas, arrancar motores y movernos por la pista es imposible que despeguemos con seguridad y confianza.

En próximos artículos profundizaré en los hábitos de GTD y en los niveles de perspectiva, suscríbete y podrás implementar esa metodología en tu vida.

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