Hay múltiples formas de gestionar nuestras tareas, el calendario no siempre es la herramienta más acertada para ello, sigue leyendo y te cuento los motivos.

Confía en tu calendario

Para confiar en tu calendario este debe contener información fiable y de calidad. Como se suele decir en GTD, el calendario es territorio sagrado. Si apuntas en el calendario que mañana a las 12:00 tienes que «rellenar la solicitud para algo» es porque solo se puede hacer a las 12 de mañana. En el caso de que esa solicitud se pueda cumplimentar en otro momento tendremos que buscar otro lugar para anotarlo. Un calendario solo debe contener información que esté vinculada a una fecha o a una fecha y una hora. Vuelve a leer la frase anterior y grábatela a fuego para que tu calendario se convierta en una poderosa herramienta de productividad. Es probable que recojas en una franja horaria aquello que te gustaría hacer en ese momento, a mí me ha pasado. Es una práctica poco recomendable; si llega la hora que habías previsto dedicar a ello y surge cualquier circunstancia alternativa, corres el riesgo de perder de vista esa información ¿qué probabilidad hay de que mires el calendario hacia atrás?

¿Qué información recoger en un calendario?

Como seguro que has deducido, el calendario no está hecho para gestionar tareas, ¿entonces qué se apunta? Principalmente eventos, tales como reuniones, visitas médicas, programas de televisión o radio que no te quieres perder, etc. La idea es apuntar información y recordatorios que estén vinculados necesariamente a una fecha.

• ¿Qué probabilidad hay de que tengas una reunión con un cliente y decidas dedicar ese rato leer tu bandeja de email? Seguro que has respondido que es muy improbable.
• ¿Qué probabilidad hay de que hayas decidido dedicar 30 minutos el lunes a las 16:30 a rellenar ese informe que llevas postergando semanas y te llegue un cliente con una interesante propuesta y optes por atender ese posible negocio antes que el odiado informe? Estarás de acuerdo conmigo en que el informe sufrirá un retraso adicional, ¿verdad?

Fechas reales VS Fechas ficticias

Las fechas reales son aquellas que dependen exclusivamente de criterios objetivos. Son aquellas que nos vienen impuestas desde el exterior. También podemos englobar en esta categoría las fechas con las que hemos adquirido un compromiso, cuyo incumplimiento tendría consecuencias incómodas. Esas consecuencias irían desde no cumplir plazos hasta la merma de nuestra credibilidad con terceras personas. Si la fecha es ficticia es porque tú has decidido que eso debe ocurrir en ese momento, pero podrías haber elegido otro cualquiera, igual de subjetivo. Comprometernos con nosotros mismos es sencillo y modificar el compromiso más fácil todavía. Tú eres la persona más importante y a la que más debes respetar, con la que tienes que tener la máxima credibilidad, así que no te engañes.

¿Cómo gestionar aquellas tareas que estoy apuntando en el calendario?

No tiene mucho misterio, haz una lista de tareas. Puedes utilizar una hoja de papel, una nota en la aplicación de tu teléfono móvil o un gestor de tareas. En futuros artículo te contaré cómo hacer que una lista de tareas no sea kilométrica y podamos sentarnos ante ella con la tranquilidad de saber cómo «hincarle el diente».

Aplicaciones para calendario

El mercado está plagado de este tipo de aplicaciones, la oferta es amplísima y las prestaciones que ofrece cada una es muy variable. Te enumero algunas de las que más me gustan:

• Calendario de Apple: es mi favorita y la aplicación nativa en los sistemas de la manzana mordida. La uso en MacOs en el iPhone y en el iPad, aunque no es la única que utilizo. Es mi base de operaciones, en ella tengo mis principales calendarios y es donde consulto los calendarios de otros servicios, como Google.
• Calendars de Readdle: es la que uso en el apple watch, pero solo para consulta de los calendarios que gestiono en la aplicación nativa. Es una aplicación gratuita con características de pago que oscilan entre los 7 y los 15 €. Yo uso la versión gratuita por un tema estético, en el reloj me muestra una barra de progreso en cada uno de lo eventos, que se va rellenando a medida que se completa el evento; es un tema muy vistoso que me parece interesante.
• Google Calendar: un clásico y una de las más utilizadas, ¿quién no tiene una cuenta de Google en 2022? Si es tu caso ¡debes crearla ya! El gigante norteamericano se integra con cualquier servicio de y te permite consultar los calendarios de tu cuenta así como los externos. A partir de aquí…, lo que quieras. Hay aplicaciones de todo tipo y precio. En mi opinión la oferta de aplicaciones gratuitas es suficientemente buena como para acudir a una de pago; no obstante, las hay y me consta que muy buenas.

¿Cómo te organizas tú? ¿Qué aplicaciones utilizas? Cuéntamelo en los comentarios.

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