En este artículo voy a contarte como organizo todo mi archivo de documentos y de notas al que puedo acceder desde cualquiera de los dispositivos que utilizo: MacBook Air, iMac, iPad e iPhone.
Este artículo está contextualizado en dos aspectos que marcan mi día a día, mi profesión: profesor y mi entorno tecnológico: dispositivos Apple®
«Quien guarda halla», cómo mantener a raya el archivo de documentos
Nuestro archivo de documentos contiene documentos (lógico, ¿no?) a los que acudiremos cuando tengamos necesidad de consultar algún aspecto relevante para nuestro trabajo, ya sea profesional, personal, familiar… Siempre me he considerado una persona con un cierto orden digital, pero hace un año decidí darle un cambio de rumbo a mis archivos.
Cada curso abría una carpeta nueva donde iba incorporando todos los documentos que usaba, luego duplicaba esas carpetas para el año siguiente y acababa perdido entre decenas de documentos, que además estaban repetidos varias veces en mi sistema; en definitiva, perdía infinidad de tiempo buscando y no siempre encontraba lo que necesitaba.
¿Qué he hecho? Simplificar, ir a lo sencillo y trabajar a partir de ahí, el resultado ha sido genial. Te explico:
- He separado en dos mi sistema, por un lado las notas y por otro lado los archivos. Seguro que no necesito explicarte qué es un archivo, más abajo te cuento lo que tengo en notas.
- He sistematizado la nomenclatura de los archivos, así siempre es igual y más homogénea, uso el siguiente código: fechaISO_tipodedocumento_detalletipodocumento. Por ejemplo, para un documento de actividades de ecuaciones: 20210103_Actividades_EcuacionesPrimerGrado; para la declaración de la renta del año pasado 20200516_DeclaracionRenta_Pablo2019, etc.
- Dar la mínima profundidad al sistema de directorios en mi sistema de archivos, los buscadores actuales me permiten acceder a los archivos sin ir a revisar la lista, sino buscándolos por el nombre.
Las notas
¿Qué tengo en mis notas? Principalmente documentos de uso recurrente, frases que voy capturando que me pueden ayudar, pasos a seguir para ciertos procesos, etc.
El uso de notas de acceso rápido es algo que me ha permitido ser una persona más efectiva aún; está de más presumir, pero no son pocas veces las que he recibido el halago «¡es que tienes de todo!», en realidad no tengo nada, la clave está en tener un segundo cerebro o una «mente extendida» a la que acudir para tener de todo.
Por ejemplo tengo archivadas en mis notas: recetas de cocina, asuntos tratados o para tratar en tutorías con alumnos, lista de enlaces a videos de YouTube que pueda ver de forma recurrente…
Pensarás que hay otras formas de hacerlo, como listas de reproducción de Youtube, Pocket o Instapaper para las webs, etc., pero para mí, tenerlo todo en un solo lugar me ha permitido tener la tranquilidad mental necesaria para dar un salto de calidad.
El uso de la nube para el archivo de documentos
Un aspecto que me ha permitido seguir creciendo en mi efectividad es trabajar en la nube. El primer concepto que me gustaría transmitir es que los documentos están “arriba” y nosotros accedemos a ellos. No es necesario tener una copia en nuestro equipo, siempre que haya conexión a internet.
Gracias a iCloud (aunque también puedes usar Google Drive o algún servicio similar) tengo mis documentos accesibles desde cualquier dispositivo, no solo los documentos, sino el escritorio de mis ordenadores, la carpeta de descargas de internet…
Con este sistema si no me paro a clasificar correctamente un documento y lo dejo en el escritorio; está en todos los dispositivos, si descargo algo interesante, está en todos los dispositivos. El cambio de paradigma es que esas carpetas y archivos están en la nube y yo accedo a ellos desde la aplicación que esté utilizando en ese momento, ya sea un procesador de textos, un reproductor de video, un lector de pdf, etc.
A día de hoy no concibo tener un documento en un solo lugar para que luego cuando necesite usarlo piense «vaya, lo tengo en el ordenador de casa».
Para ejecutarlo de forma práctica simplemente activa la sincronización del escritorio y los documentos en iCloud o arrastra la carpeta que quieras sincronizar a la barra lateral del Finder hasta la carpeta iCloud. La carpeta de descargas es más laboriosa, crea una carpeta en iCloud llamada descargas y redirige a ahí las descargas de todos los navegadores y software, hazme caso, merece la pena.
Los proyecto activos
Por último, un detalle más que también me ha permitido mantener mi «Diógenes digital» controlado es crear una carpeta llamada «Proyectos activos», por supuesto también en la nube para acceder desde cualquier dispositivo.
Esta idea surge del video del Doctor Rascón «¿Quién se ha llevado mi Excel?», pero adaptada un poco a mi flujo productivo.
Como propone Sergio Pantiga:
El material de apoyo es material de archivo con unas características especiales: se trata de una serie de información que puede serte útil y por eso conservas (archivo) que además lo es para ayudarte a avanzar con algo que tienes en marcha, y por eso se organiza aislado del resto y junto, buscando la mayor eficiencia y eficacia a la hora de revisar toda esa información.
En esta carpeta voy guardando mi material de apoyo, esto es, todo documento que me resulta de interés, tal cual llega a mi poder (procedente de internet, lo recibo por correo electrónico, etc.), así no me tengo que parar a renombrarlo y clasificarlo según te comentaba antes.
Una vez cada tres/cuatro meses hago una revisión y purga de este cajón. Lo que sigue activo lo reviso muy por encima; a lo que ya no está activo le dedico más tiempo, lo que no me va a servir va a la papelera, sin miedo, lo que considero que puede servir en el futuro va a mi archivo, nombrado y organizado según mi método.
De esta forma el contenedor «Proyectos Activos» no se desmadra y sigue manteniendo su utilidad.
Con este artículo espero haberte ayudado en algo a ser más efectivo en el manejo de tus documentos.
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